Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

W związku z dostosowywaniem krajowego porządku prawnego do RODO, wiele zmieniło się w zakresie przetwarzania danych osobowych nie tylko kandydatów do pracy, ale również pracowników. Liczne nowelizacje Kodeksu pracy oraz wydanie nowego Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej dodało sporo pracy w ramach działów kadr.

 

Wytyczne Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W październiku 2018 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych wydał publikację opisaną przez nas w artykule o ochronie danych osobowych w miejscu pracy i poradniku dla pracodawców. Niestety poradnik UODO nie odpowiada na kluczowe pytania – przez jaki okres należy obecnie przechowywać dokumentację pracowniczą. Krótko mówiąc, konkretów brak.

 

Terminy przetwarzania danych osobowych w kadrach

Aby ułatwić określenie terminów retencji tych danych, przygotowaliśmy poniższe zestawienie czasów przetwarzania danych osobowych. Poniższe zestawienie ma charakter pomocniczy. Szczegółowo i praktycznie omawiamy je w ramach drugiego dnia praktycznych warsztatów RODO. Tworzymy wówczas przykładowy rejestr czynności, obejmujący między innymi „kadrowe” czynności przetwarzania danych osobowych. Niemniej, uważna analiza sporządzonego wykazu na pewno okaże się pomocna we wdrażaniu RODO i przepisów pochodnych w działach kadr.

Dokumentacja pracownicza	Przed 1 stycznia 2019 r.	Po 1 stycznia 2019 r.
Akta osobowe	50 lat od ustania stosunku pracy (podstawa prawna: art. 16b ust 2 pkt 6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).	10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (podstawa prawna: art. 94 pkt. 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy).
Dokumentacja płacowa	50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (podstawa prawna: art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).	10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek (podstawa prawna: art. 125a ust. 4a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych).
Ewidencja czasu pracy	3 lata (podstawa prawna: art. 291 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy).	10 lat (podstawa prawna: art. 94 pkt. 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w związku z § 6 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej).
Deklaracje ZUS	5 lat od dnia ich przekazania do ZUS (art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych). Uwaga – dokumenty przesłane do ZUS do 31 grudnia 2011 r. – 10 lat.	Bez zmian.
Dokumentacja BHP	Dokumentacja powypadkowa: 10 lat (art. 234 § 3[1]  ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy).   Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy: 50 lat (część B akt osobowych).	Dokumentacja powypadkowa: bez zmian.   Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy: 10 lat (część B akt osobowych).

 

Dokumentacja pracownicza z akt osobowych a RODO

Po intensywnym dostosowywaniu dokumentacji kadrowej do wymogów wynikających z RODO, kadry niestety nie mogą liczyć na spokojny rok, bez podobnych czynności. Zgodnie bowiem z § 3 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, po 1 stycznia 2019 r. akta osobowe składają się z 4 części:

Część A  – ubieganie się o zatrudnienie

Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Część B – nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia

Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
  • z treścią regulaminu pracy (art. 104[3] § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),
  • z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237[4] § 3 Kodeksu pracy),
  • z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
• potwierdzenie poinformowania pracownika:
  • o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 29[1] § 4 Kodeksu pracy),
  • o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22[2] § 8 Kodeksu pracy),
  • o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182[1e] Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186[7] Kodeksu pracy),
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189[1] Kodeksu pracy),
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 174[1] Kodeksu pracy),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
  • wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
  • okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151[7] § 6 Kodeksu pracy),
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C – ustanie zatrudnienia

Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
• kopię wydanego świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101[2] § 1 Kodeksu pracy),
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

Część D (kary)

Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

 

Dokumentacja pracownicza spoza akt osobowych a RODO

10-cio letni okres przechowywania dotyczy nie tylko akt osobowych, ale również pozostałej dokumentacji pracowniczej, określonej w § 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. Zgodnie z nim, pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

1. a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

1. b) wnioski pracownika dotyczące:

– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),

– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140[1] § 1 Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140[1] § 2 Kodeksu pracy),

1. c) dokumenty związane:

– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),

– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ Kodeksu pracy),

– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

1. d) zgody:

– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i art. 237⁷ Kodeksu pracy).

 

Umarł król, niech żyje król

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej uchyliło wcześniejsze Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

W stosunku do pracowników zatrudnionych przed 2019 rokiem, pracodawcy mogą (ale nie muszą) dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników do nowego rozporządzenia.

W stosunku do pracowników zatrudnionych od 2019 roku, stosujemy nowe zasady. Bezwzględnie.

 

Obowiązki kadr do 31 grudnia 2019 roku

Niezależnie od daty zatrudnienia pracownika, do 31 grudnia 2019 r. pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed:

• zniszczeniem,
• uszkodzeniem,
• utratą,
• dostępem osób nieupoważnionych.

Pracodawca jest zobowiązany uczynić to w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, nie tylko odpowiedniej wilgotności, temperatury, ale również zapewniając zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

 

Kadry a RODO – pomieszczenia z dokumentacją kadrową

Ostatni z wymienionych wymogów jest szczególnie dyskusyjny. Za osobę nieupoważnioną do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez kadry, należy bowiem uznać nie tylko osoby trzecie, spoza przedsiębiorstwa lub instytucji. Osobami nieupoważnionymi do przetwarzania tych danych będą wszystkie te osoby, które nie otrzymały od administratora upoważnienia do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii.

Będą to zatem również ci pracownicy, którzy nie przetwarzają danych osobowych w związku ze sprawowaną funkcją, ale także ci którzy dane osobowe przetwarzają, ale nie w zakresie danych szczególnych kategorii.

Oznacza to zatem, że całe pomieszczenie, w którym wykonywane są czynności kadrowe, powinno być odseparowane od osób (w tym pracowników podmiotu), które nie są upoważnione do przetwarzania tych danych.

 

Jak przetwarzać dane osobowe pracowników i kandydatów do pracy?

Realizujemy praktyczne szkolenia z RODO, których zawartość nie kończy się tam, gdzie pojawiają się pytania. Skupiamy się na konkretnych i praktycznych zagadnieniach, nie na dywagacjach doktrynalnych.

Podczas organizowanych szkoleń z RODO, intensywnie skupiamy się na zmianach w Kodeksie pracy, dotyczących zakresu danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników.

Z kolei podczas drugiego dnia organizowanych warsztatów z RODO, wspólnie tworzymy konkretny rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, z uwzględnieniem konkretnych terminów przetwarzania danych osobowych kadrowych.

Zapraszamy na konkretne i praktyczne Szkolenia RODO, Kursy IOD, Warsztaty RODO i czterodniowe Kursy RODO, organizowane przez nas w:

• Warszawie
• Poznaniu
• Krakowie
• Gdańsku
• Wrocławiu