Skanowanie lub kserowanie dowodów osobistych to powszechna praktyka wielu firm od wypożyczalni różnych sprzętów po banki i inne instytucje finansowe. Jednak od poniedziałku 12 lipca obowiązuje nas ustawa o dokumentach publicznych, która zakazuje wykonywania i handlu replikami dokumentów. Czy to więc ostateczny koniec z kserowaniem dowodów osobistych?

O mającej wejść w życie ustawie autorstwa resortu spraw wewnętrznych i administracji głośno było już od kilku dni. Jej głównym celem ma być ograniczenie kradzieży tożsamości.  Zewsząd pojawiały się alarmujące komunikaty o mających obowiązywać karach 2 lat więzienia za sporządzenie kserokopii dowodu osobistego. Jak wygląda to w rzeczywistości?

Koniec “kolekcjonerskich” dokumentów.

Nowa ustawa ma pomóc w walce z fałszowaniem dokumentów i wykorzystywaniem ich do wyłudzania kredytów czy też pożyczek na raty. Ostatnimi czasy proceder ten nasilił się za sprawą tzw. dokumentów kolekcjonerskich, które są łudząco podobne do oryginalnych dowodów osobistych czy praw jazdy. Oszuści zamawiali takie dokumenty kolekcjonerskie, ale podawali w nich dane innych osób. Następnie posługiwali się nimi w celach przestępczych.

Zgodnie z nowymi przepisami osobom wytwarzającym, oferującym, zbywającym lub przechowywującym w celu sprzedaży repliki dokumentów publicznych będzie groziła grzywna lub do dwóch lat więzienia. Za replikę uważa się zaś kopie lub odwzorcowanie np. dowodu osobistego czy prawa jazdy o wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału i o cechach autentyczności dokumentu publicznego.

Kserować czy nie kserować? 

Jak możemy przeczytać w komunikacie wydanym przez UODO „Odpowiedzialność karna, przewidziana w nowych przepisach, nie będzie jednak groziła w przypadku wykonania kserokopii i wydruków komputerowych dokumentów publicznych do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany.”

Wbrew krążącym wcześniej w mediach informacjom ustawa nie wprowadza kary za wykonywanie kserokopii dokumentów np. w banku.  Na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 34 ust. 4) podmioty takie jak m.in.: banki, firmy ubezpieczeniowe, kantory czy notariusze mogą sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego.

Jak podkreślił MSWiA “Istotne jest odróżnienie przeciwdziałania fałszerstwom dokumentów publicznych poprzez zakaz tworzenia ich replik od kopiowania zawartych w dokumentach danych osobowych. Ustawa o dokumentach publicznych nie zawiera regulacji w obszarze pozyskiwania danych osobowych na skutek kopiowania dokumentów. Kwestie te podlegają przepisom ustawy o ochronie danych osobowych”

kiedy możemy skserować dowód osobisty lub inny dokument publiczny?

Co na to RODO?

UODO zaznacza, że z punktu widzenia zasad przetwarzania danych osobowych, przy sporządzaniu kopii dokumentów tożsamości, podmioty ją wykonujące powinny wziąć pod uwagę przepisy prawa, na podstawie których działają. Muszą też pamiętać o zasadach wynikających z rozporządzenia o ochronie danych osobowych.

RODO nie zawiera przepisu wprost zakazującego kserowanie dowodów osobistych, jednakże taki zakaz wynika z zasady minimalizacji.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt c RODO przetwarzane dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Tak więc przed wykonaniem kopii dowodu osobistego np. przy zawieraniu umowy najważniejsze będzie rozważenie, czy w myśl zasady minimalizacji danych działanie to rzeczywiście jest konieczne i zasadne, czy też nie wystarczy nam jedynie spisanie danych osobowych bez kserowania dokumentu.

Powinniśmy bowiem przetwarzać tylko takie informacje, które są absolutnie niezbędnie do osiągnięcia zamierzonego celu. Obowiązek udowodnienia, że konkretne działania podjęte w celu zebrania danych osobowych były niezbędne, ciąży zaś na administratorze danych osobowych.

Warto nadmienić, że dotychczasowo GIODO w swoich decyzjach rygorystycznie podchodził do przetwarzania danych osobowych pozyskanych na skutek skopiowania dokumentu tożsamości. Takie stanowisko GIODO było oczywiście kwestionowane. Było jednak potwierdzane, np. wpierw przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który wyrokiem z 18 lutego 2016 r. (sygn. akt II SA/Wa 1655/15) oddalił skargi na decyzje GIODO, nie dopatrując się w nich naruszenia prawa. Następnie, wskutek dalszego zaskarżenia, o rozstrzygnięciu orzekał Naczelny Sąd Administracyjny (sygn. akt I OSK 1354/16). Również w tym przypadku, stanowisko GIODO zostało potwierdzone.