Organy administracji publicznej, które wydają decyzje administracyjne, muszą postępować zgodnie z zasadami, które określa ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.). Z dotychczasowej praktyki wynika, iż organy administracji publicznej, wydając decyzje administracyjne przetwarzały różne zakresy danych osobowych. W niektórych podmiotach przetwarzano dane osobowe w postaci imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, natomiast w innych do tego katalogu dołączano również numer PESEL strony lub stron postępowania. Rodzaj dowolności wynikał z nieprecyzyjnego określenia zakresu przetwarzania danych osobowych w ustawie k.p.a., a konkretnie w art. 107 § 1 pkt 3, który wskazuje, iż jednym z obowiązkowych elementów decyzji administracyjnej jest oznaczenie strony lub stron postępowania.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej Prezes UODO), odniósł się do tych praktyk, wydając komunikat na przedmiotowej stronie internetowej dnia 31.10.2018 roku.

Prezes UODO uznała, iż przetwarzanie danych osobowych w postaci numeru PESEL nie jest zgodne z art. 5 ust. 1 lit. c RODO – czyli z zasadą „minimalizacji danych” (dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane).

Obligatoryjne oznaczenie strony lub stron postępowania, o których mowa jest w ustawie k.p.a. można ograniczyć do imienia, nazwiska i adresu zamieszkania – podsumowuje Prezes UODO.

W komunikacie podkreślony został fakt, iż numer PESEL powinien podlegać szczególnej ochronie (zgodnie z art. 87 RODO) ze względu na możliwość bezpośredniej identyfikacji. Przypomnijmy, że numer PESEL to jedenastocyfrowy symbol numeryczny, zawierający: datę urodzenia, numer porządkowy, oznaczenie płci oraz liczbę kontrolną.

Jeżeli podanie numeru PESEL wynika bezpośrednio z przepisów prawa, wówczas przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, zatem przesłanką legalizującą przetwarzanie będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO – czytamy dalej w komunikacie.

W przypadku prowadzenia przez organ administracji publicznej postępowania egzekucyjnego, zamieszczenie numeru PESEL w tytule wykonawczym jest adekwatne i stosowne. Bowiem zgodnie z art. 27 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji:

„Tytuł wykonawczy zawiera: (…)wskazanie imienia i nazwiska lub firmy zobowiązanego i jego adresu, a także NIP lub numeru PESEL, jeżeli zobowiązany taki numer posiada; (…)”

Dopiero na etapie prowadzonego postępowania egzekucyjnego przetwarzanie numeru PESEL będzie zgodne z zasadami określonymi w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO) – konkluduje Prezes UODO.

Organy administracji publicznej powinny dostosować się do powyższych wytycznych wydanych przez organ nadzorczy.

Źródło: https://uodo.gov.pl/pl/138/561